Cách xử lý 3 việc đến cùng lúc mà không bị chậm cả ba

Có những lúc ba đầu việc cùng bật lên trong một buổi sáng vốn đã nhiều tin nhắn và deadline xuất hiện đúng lúc đầu óc bạn còn đang dở một việc khác. Khoảnh khắc đó dễ làm nhiều người trẻ khựng lại vì im lặng thì sợ mình trông chậm, còn phản ứng ngay lại sợ nói hoặc làm quá tay.

Trong công việc đầu đời, thứ làm nhiều người chậm lại không hẳn là thiếu ý. Thường là do đầu óc phải nhảy giữa quá nhiều tín hiệu cùng lúc nên không chốt được điều cần nói hoặc cần làm trước. Khi nhiều việc đến cùng lúc, thứ cứu bạn không phải tốc độ tay mà là thứ tự ưu tiên đủ gọn để đầu óc không phải khởi động lại liên tục.

Cách xử lý 3 việc đến cùng lúc mà không bị chậm cả ba

Tách thứ tự xử lý nhanh hơn thay vì quay vòng giữa cả ba việc không đến từ việc ép mình nhanh hơn mọi lúc. Nó đến từ việc biết giữ trục trong đúng tình huống đang làm bạn rối.

Điều làm mình chậm lại thường không nằm ở thiếu cố gắng

Xử lý việc nhanh hơn mà không thành vội nghe như chuyện tốc độ, nhưng gốc thường là chất lượng của bước đầu tiên. Nếu bước đầu tiên sai, cả chuỗi phía sau sẽ nặng và chậm hơn rất nhanh.

Đó là lý do nhiều người càng cố gồng để xử lý nhanh lại càng thấy đầu óc bí hơn. Mình không thiếu chăm, chỉ đang thiếu một cách sắp thứ tự đủ rõ để thần kinh bớt phải chạy lòng vòng.

Khung xử lý đủ gọn để dùng ngay

Tách việc cần phản hồi khỏi việc cần nghĩ sâu. Nhiều người bỏ qua bước này vì nghĩ nó làm mình chậm thêm. Thật ra tách việc cần phản hồi khỏi việc cần nghĩ sâu lại là cách nhanh nhất để đầu óc có đường ray rõ ràng hơn.

Chốt việc nào có hệ quả lan rộng nhất. Trong thực tế, chốt việc nào có hệ quả lan rộng nhất giúp người đối diện biết bạn đang nắm tình hình ở mức nào. Sự rõ này thường đáng tin hơn nhiều so với một phản ứng dài nhưng mờ.

Để lại dấu vào lại cho hai việc còn lại. Đây là bước giúp xử lý nhiều việc cùng lúc không bị biến thành phản xạ nói hoặc làm cho đầy. Khi để lại dấu vào lại cho hai việc còn lại, bạn giữ được trọng tâm và bớt tự làm câu chuyện phình ra.

Một phản xạ nên bỏ trước

Phản xạ dễ hại nhất trong kiểu tình huống này là cố lấp khoảng trống bằng thật nhiều chữ hoặc thật nhiều thao tác. Khi đầu óc chưa đủ rõ, sự dày thêm hiếm khi làm mình chắc hơn. Nó chỉ khiến mình xa dần điều thật sự cần chốt.

Nếu bạn từng rơi vào cảnh xử lý xong mà vẫn thấy lỏng, rất có thể bạn đã đi vào phản xạ đó. Cắt nó đi không làm bạn kém chủ động hơn. Ngược lại, nó mở ra chỗ để tách thứ tự xử lý nhanh hơn thay vì quay vòng giữa cả ba việc rõ hơn.

Khi đem nó vào tình huống thật

Thử hình dung lại một tình huống ba đầu việc cùng bật lên trong một buổi sáng vốn đã nhiều tin nhắn và deadline. Thay vì lao vào xử lý mọi thứ cùng lúc, bạn giữ lại câu hỏi chính, nói phần đã chắc và khóa luôn bước tiếp theo. Chỉ riêng việc đó cũng đủ làm cuộc trao đổi hoặc phiên làm việc sáng hơn đáng kể.

Điểm hay của cách này là nó không bắt bạn tỏ ra biết hết. Nó cho người đối diện thấy đầu óc bạn vẫn đang đi đúng hướng và biết tiếp theo phải làm gì. Cảm giác chắc tay trong học tập lẫn công việc rất hay bắt đầu từ sự rõ này.

Để điều này thành phản xạ thật

Bạn không cần chờ tới tình huống lớn mới tập. Hãy thử dùng khung này ở những lúc nhỏ hơn trong ngày, nơi áp lực vừa đủ để mình để ý thói quen cũ mà chưa bị cuốn đi hoàn toàn.

Khi lặp lại vài lần, bạn sẽ thấy tách thứ tự xử lý nhanh hơn thay vì quay vòng giữa cả ba việc không còn là một mẹo rời rạc nữa. Nó trở thành cách đầu óc tự đứng vững hơn giữa nhịp số rất nhanh.

Một điểm tựa nhỏ rất đáng tập

Khi quay lại đúng bối cảnh ba đầu việc cùng bật lên trong một buổi sáng vốn đã nhiều tin nhắn và deadline, nhiều người nghĩ mình cần một phản ứng sắc hơn. Thật ra thứ đáng tập hơn là một điểm tựa rất nhỏ để đầu óc bám vào: điều gì đã chắc, điều gì còn mở và bước nào cần khóa trước. Chỉ ba ý như vậy cũng đủ làm hệ thần kinh bớt lao đi theo cảm giác gấp.

Khi có chỗ bám, bạn sẽ thấy tách thứ tự xử lý nhanh hơn thay vì quay vòng giữa cả ba việc không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc hôm đó mình đang sung hay mệt. Nó phụ thuộc vào việc mình có kéo được câu chuyện về đúng trục hay không. Đây là khác biệt rất lớn giữa phản ứng nhanh kiểu bốc đồng và phản ứng nhanh kiểu có kiểm soát.

Vì thế, nếu muốn xử lý việc nhanh hơn mà không thành vội, đừng chỉ chờ những tình huống lớn mới áp dụng. Hãy thử ở các việc nhỏ như trả lời tin nhắn công việc, phản hồi một câu hỏi trong nhóm hoặc chốt một việc còn dang dở. Khi tập trong chuyện nhỏ, đến chuyện lớn đầu óc sẽ tự đỡ loạn hơn nhiều.

Nếu chủ đề này chạm đúng điều bạn đang vướng, các bài cùng chuyên mục này sẽ hợp với bạn.