Khi danh sách việc cứ dài ra hãy bắt đầu bằng việc gộp chỗ nào chứ không phải tải thêm app

Có những lúc danh sách việc ngày một dài và phản xạ đầu tiên lại là đi tìm thêm công cụ mới xuất hiện đúng lúc đầu óc bạn còn đang dở một việc khác. Khoảnh khắc đó dễ làm nhiều người trẻ khựng lại vì im lặng thì sợ mình trông chậm, còn phản ứng ngay lại sợ nói hoặc làm quá tay.

Làm việc thông minh không phải là nhồi thêm mẹo hay thêm app. Nó bắt đầu từ việc nhận ra chỗ nào đang ngốn lực vô ích và đổi lại cách sắp việc, sắp môi trường, sắp nhịp xử lý. Danh sách việc dài lên không phải lúc nào cũng cần thêm app. Nhiều khi nó chỉ cho thấy các đầu việc đang bị tản ra quá nhiều chỗ khiến đầu óc mất công giữ hộ chúng.

Khi danh sách việc cứ dài ra hãy bắt đầu bằng việc gộp chỗ nào chứ không phải tải thêm app

Gộp lại luồng việc để đầu óc đỡ bị kéo bởi quá nhiều chỗ quản lý không đến từ việc ép mình nhanh hơn mọi lúc. Nó đến từ việc biết giữ trục trong đúng tình huống đang làm bạn rối.

Điều làm mình chậm lại thường không nằm ở thiếu cố gắng

Giảm ma sát trong cách làm việc để đầu óc đỡ hao hơn nghe như chuyện tốc độ, nhưng gốc thường là chất lượng của bước đầu tiên. Nếu bước đầu tiên sai, cả chuỗi phía sau sẽ nặng và chậm hơn rất nhanh.

Đó là lý do nhiều người càng cố gồng để xử lý nhanh lại càng thấy đầu óc bí hơn. Mình không thiếu chăm, chỉ đang thiếu một cách sắp thứ tự đủ rõ để thần kinh bớt phải chạy lòng vòng.

Khung xử lý đủ gọn để dùng ngay

Gom việc cùng đích về một nơi nhìn thấy được. Đây là bước giúp danh sách việc không bị biến thành phản xạ nói hoặc làm cho đầy. Khi gom việc cùng đích về một nơi nhìn thấy được, bạn giữ được trọng tâm và bớt tự làm câu chuyện phình ra.

Xóa bớt mục chỉ để ghi cho đỡ quên. Nhiều người bỏ qua bước này vì nghĩ nó làm mình chậm thêm. Thật ra xóa bớt mục chỉ để ghi cho đỡ quên lại là cách nhanh nhất để đầu óc có đường ray rõ ràng hơn.

Đổi từ quản lý nhiều nơi sang quản lý ít chỗ nhưng rõ hơn. Trong thực tế, đổi từ quản lý nhiều nơi sang quản lý ít chỗ nhưng rõ hơn giúp người đối diện biết bạn đang nắm tình hình ở mức nào. Sự rõ này thường đáng tin hơn nhiều so với một phản ứng dài nhưng mờ.

Một phản xạ nên bỏ trước

Phản xạ dễ hại nhất trong kiểu tình huống này là cố lấp khoảng trống bằng thật nhiều chữ hoặc thật nhiều thao tác. Khi đầu óc chưa đủ rõ, sự dày thêm hiếm khi làm mình chắc hơn. Nó chỉ khiến mình xa dần điều thật sự cần chốt.

Nếu bạn từng rơi vào cảnh xử lý xong mà vẫn thấy lỏng, rất có thể bạn đã đi vào phản xạ đó. Cắt nó đi không làm bạn kém chủ động hơn. Ngược lại, nó mở ra chỗ để gộp lại luồng việc để đầu óc đỡ bị kéo bởi quá nhiều chỗ quản lý rõ hơn.

Khi đem nó vào tình huống thật

Thử hình dung lại một tình huống danh sách việc ngày một dài và phản xạ đầu tiên lại là đi tìm thêm công cụ mới. Thay vì lao vào xử lý mọi thứ cùng lúc, bạn giữ lại câu hỏi chính, nói phần đã chắc và khóa luôn bước tiếp theo. Chỉ riêng việc đó cũng đủ làm cuộc trao đổi hoặc phiên làm việc sáng hơn đáng kể.

Điểm hay của cách này là nó không bắt bạn tỏ ra biết hết. Nó cho người đối diện thấy đầu óc bạn vẫn đang đi đúng hướng và biết tiếp theo phải làm gì. Cảm giác chắc tay trong học tập lẫn công việc rất hay bắt đầu từ sự rõ này.

Để điều này thành phản xạ thật

Bạn không cần chờ tới tình huống lớn mới tập. Hãy thử dùng khung này ở những lúc nhỏ hơn trong ngày, nơi áp lực vừa đủ để mình để ý thói quen cũ mà chưa bị cuốn đi hoàn toàn.

Khi lặp lại vài lần, bạn sẽ thấy gộp lại luồng việc để đầu óc đỡ bị kéo bởi quá nhiều chỗ quản lý không còn là một mẹo rời rạc nữa. Nó trở thành cách đầu óc tự đứng vững hơn giữa nhịp số rất nhanh.

Một điểm tựa nhỏ rất đáng tập

Khi quay lại đúng bối cảnh danh sách việc ngày một dài và phản xạ đầu tiên lại là đi tìm thêm công cụ mới, nhiều người nghĩ mình cần một phản ứng sắc hơn. Thật ra thứ đáng tập hơn là một điểm tựa rất nhỏ để đầu óc bám vào: điều gì đã chắc, điều gì còn mở và bước nào cần khóa trước. Chỉ ba ý như vậy cũng đủ làm hệ thần kinh bớt lao đi theo cảm giác gấp.

Khi có chỗ bám, bạn sẽ thấy gộp lại luồng việc để đầu óc đỡ bị kéo bởi quá nhiều chỗ quản lý không còn phụ thuộc hoàn toàn vào việc hôm đó mình đang sung hay mệt. Nó phụ thuộc vào việc mình có kéo được câu chuyện về đúng trục hay không. Đây là khác biệt rất lớn giữa phản ứng nhanh kiểu bốc đồng và phản ứng nhanh kiểu có kiểm soát.

Vì thế, nếu muốn giảm ma sát trong cách làm việc để đầu óc đỡ hao hơn, đừng chỉ chờ những tình huống lớn mới áp dụng. Hãy thử ở các việc nhỏ như trả lời tin nhắn công việc, phản hồi một câu hỏi trong nhóm hoặc chốt một việc còn dang dở. Khi tập trong chuyện nhỏ, đến chuyện lớn đầu óc sẽ tự đỡ loạn hơn nhiều.

Nếu bạn muốn đi tiếp theo hướng này, bạn có thể đọc tiếp các bài cùng chuyên mục này.